L’essentiel à retenir : My Arkevia est la solution de coffre-fort numérique développée par Cegedim. Elle est conçue pour la dématérialisation des documents RH et des bulletins de paie en entreprise. Ce guide couvre l’ensemble du processus : création de compte, gestion des droits d’accès, conformité RGPD et solutions aux problèmes de connexion courants.
Sommaire
- Qu’est-ce que My Arkevia et à qui s’adresse-t-il ?
- Comment se connecter à My Arkevia : guide étape par étape
- Créer son compte My Arkevia : première connexion et activation
- Problèmes de connexion à My Arkevia : diagnostic et solutions
- Les fonctionnalités clés de My Arkevia pour salariés et employeurs
- Sécurité et conformité RGPD sur My Arkevia
- Déployer My Arkevia dans votre entreprise : conseils pratiques
- Contacter le support My Arkevia et questions fréquentes
- FAQ
| Aspect | Détail |
|---|---|
| Éditeur de la solution | Cegedim (groupe français coté en bourse) |
| Type de service | Coffre-fort numérique certifié NF 461 |
| Usages principaux | Bulletin de paie électronique, documents RH, archivage légal |
| Accès salarié | Via portail web et application mobile dédiée |
| Durée d’archivage légale | 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du titulaire (conditions à vérifier sur le site officiel) |
| Conformité réglementaire | RGPD, Code du travail (articles L3243-1 et suivants) |
Qu’est-ce que My Arkevia et à qui s’adresse-t-il ?
Une solution de coffre-fort numérique dédiée aux salariés
MyArkevia est une plateforme RH en ligne développée par le groupe Cegedim. Ce groupe français est spécialiste des technologies de l’information pour la santé et les ressources humaines. La solution offre un espace personnel RH sécurisé. Chaque salarié peut ainsi stocker, consulter et télécharger tous ses documents professionnels, notamment ses bulletins de paie électroniques.
L’archivage électronique sécurisé repose sur une certification AFNOR NF 461. Celle-ci atteste du caractère probatoire des documents conservés. En d’autres termes, un bulletin de paie archivé dans le coffre-fort a la même valeur juridique qu’un document papier original.
Ce que la plupart des salariés ignorent, c’est que leur accès ne disparaît pas après une rupture de contrat. Les documents restent en effet disponibles bien au-delà de la relation de travail. Cette continuité confère à la solution une utilité concrète sur le long terme. Pour mieux comprendre les enjeux liés aux documents professionnels, consulter notre guide sur le fonctionnement du portage salarial apporte un éclairage utile.
Les entreprises et employeurs concernés par myarkevia
La solution myarkevia cible d’abord les entreprises de taille intermédiaire et les grandes organisations. Il s’agit surtout de celles qui externalisent leur gestion de paie à des prestataires partenaires de Cegedim. Les cabinets d’expertise comptable et certains logiciels SIRH intègrent ainsi My Arkevia comme outil de dématérialisation documentaire.
Les employeurs y trouvent un outil qui réduit les coûts d’impression, d’envoi et d’archivage physique. Par ailleurs, la dématérialisation des documents de paie est encadrée par l’article L3243-2 du Code du travail. Cet article autorise l’envoi électronique du bulletin de salaire sous réserve du consentement du salarié.
Comment se connecter à My Arkevia : guide étape par étape
Accès via le portail web myarkevia
La connexion à l’espace salarié s’effectue depuis l’adresse officielle www.myarkevia.com. Sur la page d’accueil, deux champs sont demandés. D’abord, l’identifiant de connexion, en général l’adresse e-mail renseignée lors de l’inscription. Ensuite, le mot de passe choisi lors de l’activation du compte.
Une fois connecté, le portail affiche un tableau de bord clair. Les documents disponibles y sont listés par type et par période. La navigation est volontairement simple. L’outil vise une prise en main rapide, y compris pour les utilisateurs peu familiers des interfaces numériques.
Soyons directs : si l’e-mail saisi ne correspond pas exactement à celui enregistré par l’employeur, la connexion échoue. La première vérification à faire est donc de confirmer votre adresse auprès du service RH de votre entreprise.
Accès via l’application mobile myarkevia
My Arkevia propose une application mobile disponible sur iOS et Android. Elle reprend les principales fonctions du portail web : consultation des bulletins, téléchargement de documents et gestion du profil. Elle intègre en outre une option d’identification par empreinte digitale ou reconnaissance faciale pour accélérer les connexions.
Le téléchargement s’effectue en recherchant « MyArkevia » dans l’App Store ou sur Google Play. La synchronisation avec le compte web est automatique. Aucune configuration supplémentaire n’est requise après la première connexion. C’est pourquoi cette application est très pratique pour fournir rapidement un justificatif de revenus, notamment pour un crédit ou un dossier locatif.
Créer son compte My Arkevia : première connexion et activation
Les informations nécessaires pour s’inscrire
La création d’un compte My Arkevia n’est pas une démarche autonome. C’est l’employeur ou le prestataire de paie qui lance l’inscription. Le salarié reçoit alors un e-mail d’invitation à l’adresse communiquée lors de son embauche. Cet e-mail contient un lien d’activation à durée limitée, en général valable 72 heures (durée à vérifier sur le site officiel).
Pour finaliser l’inscription, plusieurs éléments sont nécessaires. D’abord, l’adresse e-mail mentionnée dans l’invitation. Ensuite, une vérification d’identité par code SMS ou par validation interne. Enfin, le choix d’un mot de passe personnel respectant les critères de sécurité de la plateforme.
Conserver cet e-mail d’invitation est une précaution simple mais souvent négligée. En cas de suppression avant activation, seul le service RH peut générer un nouvel envoi. Cela peut retarder l’accès aux documents de plusieurs jours. Pour aller plus loin sur la gestion de votre espace numérique, l’article sur le bureau numérique et l’espace de travail propose des approches utiles.
Activer et paramétrer votre espace personnel
Une fois le lien validé, le salarié accède pour la première fois à son espace personnel RH. Il convient alors de vérifier ses coordonnées et d’activer les notifications par e-mail. Le cas échéant, il est aussi possible de régler les préférences de langue et d’affichage.
La plateforme propose également de définir des questions de sécurité. Il est aussi possible de lier un numéro de téléphone pour la double vérification. Cette étape est fortement recommandée. Elle simplifie en effet la récupération du compte en cas d’oubli du mot de passe.
Problèmes de connexion à My Arkevia : diagnostic et solutions
Mot de passe oublié ou identifiant inconnu
Le blocage le plus fréquent concerne l’oubli du mot de passe. My Arkevia propose une procédure de réinitialisation depuis la page de connexion, via le lien « Mot de passe oublié ». Un e-mail est alors envoyé à l’adresse enregistrée. Ce lien reste valable pendant une durée limitée.
Lorsque l’identifiant est inconnu du système, cela signifie que l’e-mail saisi ne correspond pas à celui transmis par l’employeur. Dans ce cas, contacter le service RH reste la solution la plus rapide. Il est utile de savoir comment contacter son employeur par e-mail de façon efficace, notamment pour ce type de demande.
Compte bloqué ou désactivé : que faire ?
Après plusieurs tentatives échouées, le compte est temporairement bloqué pour des raisons de sécurité. La durée du blocage dépend des paramètres définis par l’administrateur employeur (conditions susceptibles d’évoluer, vérifiez sur le site officiel).
Un compte peut aussi être désactivé si le salarié a quitté l’entreprise. L’administrateur RH peut en effet révoquer les droits d’accès utilisateur. Dans ce cas, contacter le support My Arkevia par e-mail ou téléphone est la seule solution. Une pièce d’identité sera demandée pour vérification.
Les fonctionnalités clés de My Arkevia pour salariés et employeurs
Consulter, télécharger et archiver vos bulletins de paie
La consultation du bulletin de paie électronique est la fonctionnalité centrale de l’espace salarié. Chaque bulletin est disponible au format PDF, horodaté et signé électroniquement. Cela garantit son intégrité. Le salarié peut le télécharger à tout moment, sans limite de nombre.
L’archivage sécurisé couvre une durée allant jusqu’à 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du titulaire (durée à vérifier sur le site officiel). Cette longévité répond aux exigences des organismes de retraite. Ces derniers peuvent réclamer d’anciens bulletins lors de la liquidation des droits. La compréhension des régimes de retraite complémentaire illustre pourquoi conserver l’historique complet de ses bulletins est si précieux.
Partager et gérer vos documents RH avec votre entreprise
Au-delà des bulletins de paie, My Arkevia accueille d’autres documents RH : contrats de travail, avenants, soldes de tout compte et attestations employeur. La gestion documentaire entreprise s’en trouve simplifiée. En effet, l’employeur dépose les documents directement dans l’espace du salarié, sans passer par courrier postal.
« La dématérialisation des ressources humaines représente un levier de productivité significatif pour les entreprises françaises, à condition que les processus d’accès et de sécurité soient correctement paramétrés. » , Markess by exægis, rapport sur la transformation digitale RH (conditions susceptibles d’évoluer — vérifiez sur les publications récentes de Markess)
Pour les salariés en situation de cumul de postes, centraliser les documents dans un espace unique simplifie les démarches. Une femme de ménage intervenant chez plusieurs employeurs bénéficiera ainsi d’un accès consolidé si chacun utilise la même plateforme. Les spécificités de ce type de situation sont détaillées dans notre guide sur les congés payés pour les salariés multi-employeurs.
Sécurité et conformité RGPD sur My Arkevia
Le coffre-fort numérique : fonctionnement et garanties légales
Le coffre-fort numérique de My Arkevia repose sur la norme NF Z 42-020 et la certification NF 461 délivrée par l’AFNOR. Ces deux référentiels garantissent l’intégrité, la confidentialité et la durabilité des documents archivés. Concrètement, chaque document fait l’objet d’une empreinte numérique qui détecte toute modification ultérieure.
Les serveurs sont hébergés en France. C’est une garantie supplémentaire au regard du droit européen. L’article 32 du RGPD impose des mesures techniques adaptées au risque. Le chiffrement des données au repos et en transit, mis en œuvre par Cegedim, répond directement à cette exigence.
Protection des données personnelles et conformité réglementaire
La protection des données personnelles est un enjeu central pour toute plateforme RH. My Arkevia désigne Cegedim comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Cela implique la signature d’un contrat de traitement entre l’employeur et l’éditeur. L’employeur reste responsable de la légalité du traitement des données de ses salariés.
Chaque titulaire dispose de droits d’accès, de rectification et d’effacement sur ses données, conformément au Chapitre III du RGPD. Ces droits s’exercent auprès de l’employeur ou via le délégué à la protection des données. Pour mieux comprendre les risques liés aux données sensibles, l’article sur les risques associés au partage de relevés bancaires offre une perspective utile.
Déployer My Arkevia dans votre entreprise : conseils pratiques
Intégration de la solution dans votre organisation
Le déploiement de My Arkevia suppose d’abord de vérifier la compatibilité avec le logiciel de paie existant. Cegedim propose des connecteurs natifs avec ses propres solutions, notamment TEAMSRH. Des interfaces standard sont aussi disponibles pour les SIRH tiers. Un audit préalable des flux documentaires permet d’estimer le périmètre de la migration.
La communication interne est un facteur de réussite souvent sous-estimé. Les salariés doivent être informés en amont du passage au bulletin électronique. Un délai de prévenance raisonnable est conseillé. Le Code du travail n’impose pas de délai minimum, mais une information claire réduit les sollicitations du service RH. Pour structurer cette démarche, les méthodes de plan de communication efficace apportent une méthode directement applicable.
Gestion des droits d’accès et administration des utilisateurs
L’interface d’administration de myarkevia permet à l’employeur de gérer les droits d’accès utilisateur depuis un panneau centralisé. Chaque collaborateur dispose d’un profil individuel. L’administrateur peut ainsi attribuer ou révoquer des accès selon le statut du salarié : actif, suspendu ou sorti des effectifs.
- Créer et désactiver les comptes salariés depuis l’interface administrateur
- Importer en masse les utilisateurs via un fichier CSV structuré
- Paramétrer les notifications automatiques lors du dépôt de nouveaux documents
- Consulter les journaux d’accès pour assurer la traçabilité des connexions
- Attribuer des rôles distincts selon les niveaux de responsabilité RH
La traçabilité des accès est par ailleurs une obligation issue du RGPD. Tout responsable de traitement doit pouvoir démontrer que seules les personnes habilitées accèdent aux données des salariés. La matrice RACI est un outil complémentaire utile pour clarifier les responsabilités lors de ce type de déploiement.
Contacter le support My Arkevia et questions fréquentes
Les canaux disponibles pour joindre le service client
Le support My Arkevia distingue deux types d’utilisateurs : les salariés et les administrateurs employeurs. Les salariés disposent d’un formulaire de contact accessible depuis leur espace personnel. Une adresse e-mail dédiée est également disponible. Les délais de réponse oscillent en général entre 24 et 72 heures ouvrées (délai susceptible d’évoluer, vérifiez sur le site officiel).
Les administrateurs employeurs bénéficient d’un accès prioritaire au support technique. Ils disposent souvent d’un numéro de téléphone dédié et d’un espace de suivi des demandes. Cegedim met en outre à disposition une base de connaissances en ligne avec FAQ et tutoriels vidéo. Consulter cette base avant de contacter le support réduit fréquemment le délai de résolution.
FAQ : les réponses aux questions les plus posées sur myarkevia
Parmi les demandes les plus fréquentes au support myarkevia, deux catégories dominent. D’abord, les problèmes d’identification. Ensuite, les questions sur la portabilité des documents après départ de l’entreprise. Sur ce second point, la réponse est claire : les documents déposés dans le coffre-fort restent accessibles au salarié pour toute la durée légale d’archivage, quelle que soit la relation avec l’employeur.
« Le bulletin de paie dématérialisé archivé dans un coffre-fort numérique certifié constitue un document probatoire au même titre que son équivalent papier, sous réserve du respect des conditions techniques de la norme NF Z 42-020. » , AFNOR, documentation technique NF 461
Pour les salariés souhaitant approfondir leurs droits sur les documents de fin de contrat, les ressources sur le simulateur de rupture conventionnelle et sur le plan de départ volontaire fournissent des informations complémentaires utiles.
Chiffres clés
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- Groupe Cegedim : chiffre d’affaires consolidé consultable dans les rapports annuels disponibles sur cegedim.com (données à vérifier sur le site officiel pour l’exercice le plus récent)
- Norme NF 461 : référentiel AFNOR garantissant l’intégrité probatoire des documents archivés dans un coffre-fort numérique certifié
Article L3243-2 du Code du travail : base légale autorisant la remise dématérialisée du bulletin de salaire sous réserve du consentement du salarié
- Durée de conservation légale : jusqu’à 50 ans ou 75 ans du titulaire selon la règle la plus favorable, conformément aux conditions générales du coffre-fort numérique (à vérifier sur le site officiel)
- RGPD, article 28 : encadrement contractuel obligatoire entre l’employeur (responsable de traitement) et Cegedim (sous-traitant) pour tout traitement de données salariées
FAQ
My Arkevia est-il gratuit pour le salarié ?
Pour le salarié, l’accès à My Arkevia est pris en charge par l’employeur. Le coût de la solution est donc supporté par l’entreprise dans le cadre de son contrat avec Cegedim ou le prestataire de paie. Le salarié n’a aucune facturation directe à prévoir (conditions susceptibles d’évoluer, vérifiez auprès de votre employeur).
Que se passe-t-il si mon employeur cesse d’utiliser My Arkevia ?
Si l’entreprise résilie son contrat avec la plateforme, le salarié doit en être informé à l’avance. Il dispose alors d’un délai pour télécharger l’ensemble de ses documents. Ce délai est défini dans les conditions générales d’utilisation de My Arkevia (durée à vérifier sur le site officiel). Il est donc conseillé de télécharger et sauvegarder ses bulletins sans attendre la notification de fin de service.
Comment ajouter un autre employeur à mon espace My Arkevia ?
L’ajout d’un second employeur dépend de la configuration choisie par chaque entreprise. Si les deux employeurs utilisent la plateforme, leurs documents peuvent apparaître dans le même espace salarié. Ils sont alors identifiés par des libellés distincts. Dans le cas contraire, deux espaces séparés sont créés, chacun accessible via l’e-mail correspondant.
My Arkevia est-il compatible avec tous les navigateurs web ?
Le portail salarié My Arkevia est compatible avec les navigateurs courants : Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge et Safari dans leurs versions récentes. L’utilisation de navigateurs obsolètes peut générer des erreurs d’affichage ou d’identification. La mise à jour régulière du navigateur est donc fortement conseillée.
Puis-je utiliser My Arkevia pour stocker d’autres documents personnels ?
Le coffre-fort numérique myarkevia est conçu uniquement pour les documents RH déposés par l’employeur ou le prestataire de paie. Il ne s’agit pas d’un espace de stockage personnel. En revanche, le salarié ne peut pas y déposer librement des documents de son choix. Pour des besoins de stockage personnel sécurisé, d’autres solutions de coffre-fort numérique grand public existent sur le marché.
